Otomasi Perpustakaan: Pengertian, Tujuan, Manfaat, Komponen Dasar, dan Contoh - EDURASI

Teknologi informasi hadir untuk memudahkan pekerjaan perpustakaan. Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dikenal dengan otomasi perpustakaan. Otomasi perpustakaan dapat mengintegrasikan kegiatan-kegiatan perpustakaan dengan menggunakan suatu software.

Otomasi Perpustakaan: Pengertian, Tujuan, Manfaat, Komponen Dasar, dan Contoh

Kita mungkin bertanya-tanya. Apa pengertian otomasi perpustakaan? apa tujuan otomasi perpustakaan? apa manfaat otomasi perpustakaan? apa saja komponen otomasi perpustakaan? dan apa contoh otomasi perpustakaan?

Tidak usah khawatir, karena pada artikel ini akan dibahas secara singkat dari semua pertanyaan di atas!

Pengertian Otomasi Perpustakaan

Otomasi secara bahasa merupakan bentuk tidak baku dari automasi, yang dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia berarti mengotomatiskan atau membuat sesuatu bergerak dengan sendirinya (Kemendikbud, 2022). Kata otomatis sendiri berasal dari Bahasa Inggris yaitu automation, dalam kamus Oxford Advance Learner’s Dictionary diartikan sebagai “the use of machines and computers to do work that was previously done by people” (Oxford University, 2023), atau dalam Bahasa Indonesia berarti penggunaan mesin dan komputer untuk melakukan pekerjaan yang sebelumnya dilakukan oleh manusia.

Perpustakaan secara bahasa terbentuk dari kata dasar “pustaka” dengan tambahan awalan “per” dan akhiran “an”. Terdapat istilah yang semakna dalam bahasa asing diantaranya yaitu; 1) Library (Bahasa Inggris), 2) Bibliotheek (Bahasa Belanda), 3) Bibliothek (Bahasa Jerman), 4) Bibliotheque (Bahasa Prancis), dan 5) Biblioteca (Bahasa Italia). Semua kata dasar istilah tersebut yaitu “pustaka” dari Bahasa Sansekerta, “liber” dari Bahasa Latin, dan “biblion” dari Bahasa Yunani sama-sama memiliki arti buku (Iswanto dkk., 2019: 15). Dalam KBBI, perpustakaan diartikan sebagai tempat, gedung, ruang yang disediakan untuk pemeliharaan dan penggunaan koleksi buku dan sebagainya.

Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa secara bahasa, otomasi perpustakaan diartikan sebagai kegiatan yang berkaitan dengan pemeliharaan dan penggunaan buku atau koleksi lainya dengan menggunakan media mesin atau komputer, sehingga dapat mempermudah cara kerjanya. Penggunaan mesin atau komputer dimaksudkan agar kegiatan pengelolaan bahan koleksi di perpustakaan tidak dilakukan secara manual. dengan begitu efisiensi kinerja pustakawan dapat tercapai.

Secara istilah, otomasi perpustakaan merupakan pemanfaatan dari sistem informasi manajemen pada bidang perpustakaan. Sistem informasi sendiri merupakan kombinasi yang teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (Anggraeni & Irviani, 2017: 1). Sistem informasi merupakan sekumpulan hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak), brainware (manusia), prosedur atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat dalam memecahkan masalah dan pengambilan keputusan (Hartono, 2017: 22).

Menurut Hartono (2016: 222) otomasi merupakan suatu media yang digunakan dalam pengolahan data, yang terdiri dari memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, dan memanipulasi data untuk menghasilkan informasi yang berkualitas. Menurut Ash Shiddiqy (2018: 23) sistem otomasi merupakan suatu teknologi yang berkaitan dengan aplikasi mekanik, elektronik, dan sistem yang berbasis komputer, semuanya bergabung sehingga memiliki fungsi tertentu. Menurut Mulyadi (2016: 28) otomasi merupakan teknik pembuatan perangkat, proses, atau sistem berjalan secara otomatis dengan menggunakan alat mekanis atau elektronis yang dapat melakukan observasi, usaha, dan pengambilan keputusan.

Menurut istilah, otomasi perpustakaan (library Automation) dikenal juga dengan Integrated Library System (ILS), atau Library Management System (LMS) yaitu sebagai seperangkat teknologi yang terintegrasi untuk membantu perpustakaan dalam menyelesaikan rutinitasnya. Menurut Reitz dalam Mathar (2020: 28) otomasi perpustakaan adalah “The design and implementation of ever more sophisticated computer systems to accomplish tasks originally done by hand in libraries” yang berarti desain dan implementasi sistem komputer yang canggih untuk menyelesaikan tugas-tugas perpustakaan yang sebelumnya dilakukan oleh manusia.

Definisi lainnya dikemukakan oleh Gavit dalam Mathar (2020: 29) bahwa otomasi perpustakaan merupakan bentuk pengoperasian perangkat komputer atau elektronik lainnya, guna meningkatkan kinerja perpustakaan. Kemudian menurut Azwar (2013) otomasi perpustakaan merupakan pemanfaatan teknologi informasi yang meliputi software dan hardware dalam melaksanakan berbagai tugas pelayanan dan pengelolaan perpustakaan.

Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa, sistem otomasi perpustakaan merupakan pemanfaatan teknologi informasi yang terintegrasi dengan pekerjaan perpustakaan, berupa pengelolaan buku, layanan sirkulasi, keanggotaan, katalog online, dan pelaporan, sehingga pelayanan dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Kegiatan perpustakaan yang awalnya dilakukan secara manual, kini dapat dilakukan secara otomatis menggunakan sistem otomasi yang teritegrasi, misalnya kegiatan peminjaman buku yang sebelumnya pustakawan diharuskan mencatat data peminjaman menggunakan buku, kini dapat dilakukan hanya dengan memindai kode barcode yang ada pada buku. Perlu dicatat bahwa otomasi perpustakaan berbeda dengan perpustakaan digital, otomasi perpustakaan lebih mengarah pada kegiatan yang diotomatisasi menggunakan program komputer, sedangkan perpustakaan digital mengarah pada pengelolaan bahan koleksi digital.

Tujuan Otomasi Perpustakaan

Otomasi perpustakaan memiliki beberapa tujuan, menurut Mulyadi (2016: 30), tujuan otomasi perpustakaan sebagai berikut:

1. Memudahkan integrasi berbagai kegiatan perpustakaan.
2. Memudahkan kerja sama dan pembentukkan jaringan perpustakaan.
3. Membantu mengurangi kerja dua kali dalam perpustakaan.
4. Mengurangi kegiatan bersifat mengulang dan membosankan.
5. Memperluas jasa perpustakaan.
6. Memberi peluang untuk memasarkan jasa perpustakaan.
7. Meningkatkan efisiensi.

Manfaat Otomasi Perpustakaan

Otomasi perpustakaan menurut (Mulyadi, 2016: 40) memiliki manfaat sebagai berikut:

1. Mengefisienkan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan.
2. Memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pengguna.
3. Meningkatkan citra perpustakaan.
4. Pengembangan infrastruktur nasional, regional, dan global.

Komponen Dasar Otomasi Perpustakaan

Beberapa komponen dasar otomasi perpustakaan meliputi sumber daya manusia (brainware), perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan jaringan (network) (Mathar, 2020: 30). Menurut Hartono (2016: 227–230) unsur-unsur otomasi otomasi perpustakaan meliputi pengguna (user), perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan (network), dan data. Senada dengan Hartono, Mulyadi (2016: 45) menambahkan dengan manual/panduan operasional.

Contoh Otomasi Perpustakaan

Salah satu software otomasi perpustakaan yang dikembangkan di Indonesia adalah Senayan Library Management System (SLiMS). SLiMS merupakan otomasi perpustakaan sumber terbuka (open source) berbasis web yang pertama kali dikembangkan dan digunakan oleh Perpustakaan Kemendikbud, Aplikasi ini digunakan untuk pengelolaan koleksi tercetak dan terekam yang ada di perpustakaan (Kemendikbud, 2022). Menurut (Nugraha & Wicaksono, 2023) SLiMS dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan otomasi perpustakaan skala kecil sampai skala besar.

SLiMS dikembangkan dengan bahasa pemrograman PHP (Hypertext Processor), dan basis data MySQL (Structured Query Language), SLiMS juga menggunakan teknologi AJAX (Asyncronous JavaScript and XML) untuk lebih interaktif pada tampilannya, fiturnya juga diperkaya dengan genbarcode untuk pembuatan barcode, PhpThumb untuk menampilkan gambar, dan tinyMCE untuk menyunting teks berbasis web. Software baru itu kemudian dikembangkan dengan GPL (General Public License), sistem perizinan yang lazim digunakan dalam perangkat lunak berbasis sumber terbuka. Perizinan ini mensyaratkan agar software tersebut harus dapat digunakan, dipelajari, diubah, dan didistribusikan ke pihak lain secara bebas (Nugraha & Wicaksono, 2023).

SLiMS memiliki beberapa modul yang dapat digunakan untuk mengotomasi kegiatan di perpustakaan. Modul-modul tersebut sudah sesuai dengan standar pelayanan perpustakaan, karena SLiMS sendiri dikembangkan oleh para pustakawan, salah satu pengembang SLiMS, Hendro Wicaksono berkata “Karena yang mengembangkan adalah para pustakawan, kami berani menjamin bahwa aplikasi ini sesuai dengan standar yang dibutuhkan pustakawan di dalam dunia kerjanya.”

#perpustakaan #ilmuperpustakaan #otomasiperpustakaan #perpustakaandigital #SLIMS #libraryautomation #libraryscience #manajemenperpustakaan #manajemenpendidikan #teknologiinformasi #sisteminformasimanajemen #manajemeninformasi #teknikinformatika